Yleistä vuosikokouksista
Sääntömääräisiä kokouksia eli yhdistyksen kokouksia ovat kevätkokous ja syyskokous. Näissä päätetään isommista, koko vuoden asioista kuten valitaan uusi hallitus tai hyväksytään tilinpäätös eli edellisen vuoden rahakäyttö. Sääntömääräisissä kokouksissa voidaan muuttaa sääntöjä, mutta tällöin siitä on ilmoitettava kokouskutsussa. Muutetut säännöt on ilmoitettava Patentti- ja rekisterihallitukselle.
Kokouskutsu pitää lähettää jokaiselle jäsenelle henkilökohtaisesti sähköpostilla tai kirjeellä kahta viikkoa ennen kokousta. Jos yhdistyksen kokouksessa aiotaan muuttaa sääntöjä, siitä on mainittava kokouskutsussa.
Kevät- ja syyskokouksen lisäksi voidaan tarvittaessa pitää ylimääräisiä kokouksia, mikäli hallitus pitää sitä tarpeellisena tai 1/10 jäsenistöstä vaatii sitä kirjallisesti.
Hyvissä ajoin ennen yhdistyksen kokousta kannattaa varmistua siitä, että kaikki tarpeelliset asiakirjat ovat valmiina. Esimerkiksi toimintasuunnitelma- ja toimintakertomus eivät synny hetkessä. Kokoukseen on suotavaa printata riittävästi kopioita esityslistasta ja käsiteltävistä asiakirjoista, niin kokous saadaan läpi nopeammin.
Kokouksissa käytetään valmista esityslistaa. Kummassakin kokouksessa valitaan erikseen kokoukselle puheenjohtaja ja sihteeri. Jouhevinta on, jos ko. henkilöt ovat aikaisemminkin toimineet näissä rooleissa. Joka tapauksessa hallitus vastaa siitä, että kokoukset pidetään sääntöjen mukaisesti ja että asiakirjat tehdään ja julkaistaan kuten muutkin hallituksen asiakirjat.
Kokouksiin on perinteisesti ostettu pullaa ja muita herkkuja kokoustauon ajaksi.