Ohjeita syyskokouksesta
Syyskokous pidetään loka-marraskuussa.
Syyskokouksen tehtävinä ovat vahvistaa toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavalle toiminta- ja tilikaudelle
toimittaa hallituksen puheenjohtajan vaali
vahvistaa hallituksen jäsenten lukumäärä seuraavaksi vuodeksi
toimittaa hallituksen muiden jäsenten vaali
vahvistaa seuraavan toimintakauden jäsenmaksut
valita kaksi tilintarkistajaa ja heidän henkilökohtaiset varahenkilönsä tarkastamaan seuraavan toimintakauden tilejä ja hallintoa
- käsitellä muut mahdolliset asiat (esim. sääntömuutokset).
Toimintasuunnitelma on asiakirja, jossa kerrotaan oleelliset asiat siitä, miten yhdistys aikoo toimia ensi vuonna. Toimintasuunnitelma kannattaa tehdä muutaman hengen porukassa muokaten edellisvuoden toimintasuunnitelmaa. Syyskokouksessa toimintakertomus luetaan läpi ja siihen tehdään tarpeelliset muutokset.
Talousarvion tekeminen on erittäin merkittävää. Sen laatimiseen kannattaa pyytää apua sen tekemiseen aikaisemmin osallistuneilta. Tehdyn talousarvion pitäisi ohjata seuraavaa hallitusta rahankäytössä läpi vuoden, joten tulevan hallituksen jäsenien olisi hyvä osallistua sen laatimiseen ajatuksella. Pohjana voi käyttää kuluvan vuoden talousarviota, mutta silloin on hyvä verrata siihen myös kuluneen vuoden rahankäyttöä. Toimintasuunnitelma ja talousarvion laatimiseen ja hyväksymiseen menee paljon aikaa.
Puheenjohtajan ja hallituksen jäsenten vaalitapa on vapaa. Uuden hallituksen optimaalinen koko riippuu puheenjohtajan tahdosta ja hallitukseen halukkaiden määrästä. Liian suuri tai liian pieni hallitus on ongelmallinen.
Tulevasta syyskokouksesta kannattaa tiedottaa ajoissa, jotta jäsenistö kerkeää miettimään mahdollista ehdokkaaksi asettautumistaan. Etukäteen olisi hyvä kertoa, mitä puheenjohtajan/hallituksen jäsenen asema tarkoittaa ajankäytöllisesti ja vastuullisesti. Esimerkiksi ylioppilaskirjoituksiin osallistuminen, armeija tai muuttoaikeet vaikeuttavat toimintaa hallituksessa/puheenjohtajana merkittävästi.
Tilintarkastajien pitää olla sellaisia, jotka eivät käytä yhdistyksessä rahaa sinä vuonna kun ovat tilintarkastajia eivätkä ole läheisessä suhteessa yhdistyksen rahankäyttäjien kanssa. Tilintarkastajia kannattaa kysellä etukäteen, koska sellaisten löytyminen syyskokouksen aikana voi olla kiven alla. Tilintarkastajiksi kannattaa pyytää tehtävässä aiemmin toimineita tai tarvittavat tiedot omaavia henkilöitä.