Hallituksen järjestäytyminen
Hallitus on valittu edellisen vuoden syyskokouksessa ja sen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus hoitaa hallinnolliset ja taloudelliset asiat. Hallitus siis käytännössä päättää esimerkiksi hankinnoista ja hakee kaupungin tuet, hoitaa vastuullisesti rahavaroja, vastaa tiedotuksesta ja OIEI:n varastosta jne. Lisäksi hallitus huolehtii sääntömääräisten vuosikokousten järjestämisestä.
Vuoden ensimmäisessä kokouksessa eli järjestäytymiskokouksessa (ks. muistilista järjestäytymiskokoukseen) hallitus jakautuu puheenjohtajaa lukuunottamatta vapaasti alla oleviin rooleihin. Yhdellä hallituslaisella voi olla useita rooleja tai näihin voidaan käyttää hallituksen ulkopuolisia henkilöitä (poikkeuksena puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja).
Puheenjohtaja
- Vastaa viime kädessä kaikesta toiminnasta ja päätöksistä
- Johtaa yhdistyksen toimintaa (yleiset linjat)
- Johtaa hallituksen toimintaa (käytännön asiat)
- Johtaa hallituksen kokouksia ja tekee niihin esityslistat
- Allekirjoittaa kaikki rahatositteet
Varapuheenjohtaja
- On varalla hoitamaan puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa estynyt
Sihteeri
- Hoitaa asiakirjoja huolehtien, että ne ovat asianmukaisesti saatavilla sähköisesti (foorumi, kotisivut) ja paperisina kansiossa
- Kirjoittaa pöytäkirjat hallituksen kokouksista
- Huolehtii, että pöytäkirjojen liitteet tulevat pöytäkirjakansioon
- Pitää hallussaan byrokratiakansiota, johon on säilötty kaikki versiot säännöistä, kopiot vuosiavustushakemuksista, sopimukset ym. byrokraattiset asiakirjat
- Pitää hallussaan paperisina kansiossa edellisen vuoden pöytäkirjoja ja kuluvan vuoden pöytäkirjoja
- Huolehtii myös vuosikokousten asiakirjoista
Rahastonhoitaja
- Huolehtii rahaliikenteestä tilissä ja käteiskassassa eli maksaa laskut, ottaa vastaan jäsenmaksurahat ja vastaa siitä, että larppien raha-asiat ovat kunnossa
- Raportoi hallitukselle joka kokouksessa taloudellisen tilanteen
Tiedottaja
- Tiedottaa hallituksen toiminnasta
- Tiedottaa muista ajankohtaisista asioista
- Julkaisee pöytäkirjat www-sivuilla, sähköpostilistalla ja foorumilla (voi olla sihteerinkin tehtävä)
Julkaisee larppi-ilmoitukset www-sivuilla, sähköpostilistalla, foorumilla ja SuoLi:n kalenterissa
Verkkovastaava
- Vastaa siitä, että verkkoasiat rullaavat ja on tarpeeksi ihmisiä hoitamassa seuraavia asioita
- Foorumin ylläpito
- Sähköpostilistojen ylläpito
- Nettisivujen ylläpito
- Nettisivujen kehittäminen
Jäsenvastaava
- Ylläpitää jäsenrekisteriä
- Ottaa vastaan uusien jäsenten tiedot (nimi, syntymävuosi, osoite, sähköposti, puhelinnumero) ja kerää jäsenmaksut sekä luovuttaa ne edelleen rahastonhoitajalle
S-treffivastaava
- Pitää hallussaan s-treffipaikan avaimia, avaa ovet sovitusti
- Ostaa S-treffeille syötävää
- Vastaa paikan siivosta ja lukitsemisesta
Varastovastaava
- Vastaa siitä, että varasto pysyy järjestyksessä
- Hallussa varaston avaimet
- Tietää suunnilleen mitä varastossa on, huolehtii täydennyksistä
- Ohjeistaa varastonkäytöstä ja järjestää talkoita varaston ylläpidosta
Kirjanpitäjä
- Pitää kaksinkertaista kirjanpitoa yhdistyksen rahaliikenteestä tositteiden perusteella
- Jos mahdollista, eri henkilö kuin rahastonhoitaja