OIEI:n hallituksen kokous 1/2007 Ajankohta 9.1.2007, klo 17 alkaen Paikka Hartaantie 12 as 31, Oulu
§1 Kokouksen avaaminen
Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 17.18.
§2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen, läsnäolijat
Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä: Kalle Askola, Mikko Heikura, Hanne Saarikoski, Tero Säkkinen, Kaisa Vainio, Minna Anttila, Lauri Gardner (saapui klo 18.30)
§3 Esityslistan hyväksyminen
Esityslista hyväksyttiin seuraavin muutoksin:
- läsnäolijat siirrettiin omasta kohdastaan kohtaan 2 (ent. 3)
- siirretään hallituksen järjestäytyminen ennen kohtaa “posti ja talous”
- lisätään postin ja talouden jälkeen kohta "2006 vuosiavustuksen tarkistus"
§4 Pöytäkirjan tarkastajien valitseminen
Pöytäkirjantarkistajiksi valittiin Tero Säkkinen ja Kaisa Vainio.
§5 Hallituksen järjestäytyminen ja toimihenkilöiden valinta
1 puheenjohtaja – Kalle Askola
2 varapuheenjohtaja ja ruoska – Hanne Saarikoski
3 sihteeri - Minna Anttila
4 tiedottaja – Mikko Heikura
5 rahastonhoitaja – Tero Säkkinen
6 kirjanpitäjä – Tero Säkkinen
7 varajäsenet - Laura Leinonen, Lotta Vaattovaara, Joonas Oja
Toimihenkilöt:
- varastovastaava Tiia Kekkonen
- larppivastaava Mikko Heikura
- kotisivuvastaava Mikko Heikura
- jäsenvastaava Tero Säkkinen (käsiteltiin kohdan 8 aikana)
- S-treffivastaava Tero Säkkinen
- K-treffivastaava Matti-Pekka Heikura
- varalarppivastaava Minna Anttila
- varatiedottaja haetaan sähköpostilistan ja foorumin kautta
§6 Posti ja talous
Posti
- ei postia
- postilokeron avain siirtyy Lauri Gardnerilta Mikko Heikuralle
Kohta käsitellään kun Lauri Gardner saapuu paikalle, siirrytään kohtaan 7
- 2006 talous ja tulonsiirrot
- talous on
- maksamattomia laskuja ei ole
- tilillä arvion mukaan noin 300 euroa, kassassa noin 50 euroa
- viime vuoden toiminta-avustuksen jälkiosa on mahdollisesti tulossa, tästä tiedetään seuraavassa kokouksessa enemmän
- 2006 talousarvion toteutuminen
- tästäkin tiedetään myöhemmin lisää
2007 talouslinja ja tilinkäyttöoikeus
- keskusteltiin siitä, miten raha-asioita hoidetaan ja millä talouslinjauksilla mennään vuonna 2007 (larpit, S-treffit, muu toiminta, hankinnat)
- hallitus pyrkii varmentamaan budjettien täsmäävyyden (mahdollisesti etukäteismaksu suurempiin peleihin tmv.)
- roolipelaavia jäseniä kannustetaan ilmoittamaan toimintansa hallitukselle, näin saadaan OIEI:n toimintaa lisättyä
- hallituksen suositus jäsenalennukseksi on 2 euroa
- tilinkäyttöoikeus siirretään Riikka Kaupilta ja Mikko Heikuralta Tero Säkkiselle ja Kalle Askolalle
Talous
- S-treffipaikalle hankitaan kaappi (asiaan budjetoitiin 50 euroa), hankintaa lykätään käteisvarojen puutteessa seuraavan kokouksen jälkeiseen aikaan
- Lauri on lähdössä Knutpunktiin Tanskaan 10.2. - 18.2.2007, hän pyytää OIEI:lta matkakorvausta, asia päätetään seuraavassa kokouksessa
§7 2006 vuosiavustuksen tarkistus
Lauri Gardner hoitaa asiaa, valmistuu 10.1.2007.
§8 Jäsenasiat
Jäsentiedote
- päätettiin tehdä jäsentiedote kevään aikana kunhan asiat selkenevät
- käsitellään asiaa tarkemmin seuraavassa kokouksessa
Jäsenkortit
- päätettiin tehdä uudet jäsenkortit
(siirryttiin hetkeksi takaisin kohtaan 5, huomattiin jäsenvastaavan puuttuvan ja valittiin moinen)
- perustetaan jäsenkorttityöryhmä, jolle annetaan seuraavaan kokoukseen asti aikaa tehdä korttisuunnitelma
- jäsenkorttityöryhmää vetämään valittiin Mikko Heikura ja Kaisa Vainio
- tiedottaja tiedottaa asiasta jäsenistöä foorumilla ja sähköpostilistalla, jolloin jäsenistöllä on mahdollisuus osallistua työryhmään
Jäsenedut
- jäsenetuja kannattaa tiedustella paikoista, jotka liittyvät jotenkin larppaukseen tai larppaajiin
- avataan foorumille keskustelu jäseneduista; mitä jäsenistö haluaa
- Kaisa Vainio selvittää mahdollisia jäsenetuliikkeitä ja ottaa yhteyttä vanhoihin jäsenetuja tarjoaviin liikkeisiin
§9 OIEI:n toimintalinja vuodelle 2007
- OIEI:n tavoitteena on edistää oululaista larppaamista ja tehdä yhteistyötä lähialueiden larppiryhmien kanssa.
- uusien jäsenien hankinta (ei vain nuoria jäseniä, aktivointia myös korkeakouluilla yms.) ja vanhan jäsenistön aktivointi
- toiminnan monimuotoistaminen ja uusien pelipaikkojen kartoittaminen (jäsenistön aktivoiminen niiden hankinnassa)
§10 Edellisen hallituksen päätösten voimassaolo
- Siirretään seuraavan kokouksen käsiteltäväksi.
§11 POLY ry
Kuka iskee naulan arkkuun?
- Kaisa Vainio kutsuu koolle kokouksen (Harharyhmän, RKK:n ja OIEI:n edustajat) joka lakkauttaa POLY ry:n
- kartoitetaan tulevan yhteistyön mahdollisuus
§12 Menneet tapahtumat, toimintapisteet
- Velkua 28.11.2006 Nukulla
- Satujenmaa II 24.-26.11.2006 Rovaniemellä
- Fauna Borealis 1.-3.12.2006 Sanginjoella
Tulevissa kokouksissa tarkistetaan senhetkinen toimintapistetilanne, jotta tukiasiat pysyvät järjestyksessä.
Kokous pitää tauon klo 18.30.
Kokoustauko päättyi klo 18.52.
(Siirrytään takaisin kohtiin 6 ja 7.)
§13 Tulevat tapahtumat
- Kettilmundssonin familian talvipäivä Oulussa 10.3.2007
- Arkhamin Unet Oulussa 14.4.2007
- BedLam Oulussa 4.5. – 6.5.2007
Muiden paikkakuntien tapahtumia:
- Falcon’s Nest – Reloaded Haapavedellä 27.1. – 28.1.2007
- Satujenmaa II Griefplay Rovaniemellä 9.2. – 11.2.2007
- Void – Tyhjiö Rovaniemellä 20.4. – 22.4.2007
- Pitäjä Alavieskassa 30.6.2007
§14 META
- Hallitus tahtoo K-treffeille.
- CRYO:n kanssa voisi tehdä yhteistyötä.
- Alajaosto-toimintaa pyritään kehittämään ja jalostamaan. (esim. Tuotanto- ja Toiminta-alajaostot, jotka pitävät sisällään erilaisia ryhmiä)
§15 Seuraavan kokouksen ajankohdan päättäminen
23.1.2007 kello 17 samassa paikassa.
§16 Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 19.58.